Freedom of Information Act
About FOIA
弗吉尼亚信息自由法案(FOIA)，位于 § 2.2-3700, et. seq.《波胆平台》(Code of Virginia)保障了联邦公民和某些新闻媒体的权利 要求和接收公共机构持有的公共记录的权利, officials and employees, subject to certain exemptions.
公共记录是任何文字或记录——不管它是否是纸上的, electronic, video or any other format—that is prepared, 公共的由公共机构或其官员所有或拥有的, 从事公共事务的雇员或代理人. 公共记录被认为是公开的，只有在特定的法定豁免适用的情况下才可以保留.
《波胆网站》的目的是提高所有人对政府活动的认识. 《波胆网站》要求自由地解释法律, in favor of access, 任何对公众访问的豁免都必须被狭义地解释.
Your FOIA Rights
根据《波胆网站》，联邦公民和在弗吉尼亚州流通或向弗吉尼亚州广播的媒体代表享有以下权利:
- 要求查阅或索取公共记录副本的权利，或两者兼而有之的权利.
- 有权要求预先预估所要求记录的收费.
- 如果认为《波胆网站》规定的权利受到侵犯，有权向地区法院或巡回法院提出申诉，要求遵守《波胆网站》. 或者，也可以联系《波胆网站》理事会，征求不具约束力的咨询意见.
向波胆平台索取记录
查阅公共纪录的要求可由以下人士提出 U.S. mail, e-mail, in person or over the phone. 《波胆网站》并不要求你的请求必须是书面的, 你也不需要特别说明你是根据《波胆网站》要求记录的.
From a practical perspective, 以书面形式提出请求可能对你和收到请求的人都有帮助. 这样你就可以为你的请求创建一个记录，并清楚地说明所请求的记录，这样就不会对口头请求产生误解. 但是，如果您选择不以书面形式提出，朗伍德将回应您的《波胆网站》请求.
- 请求必须以“合理的特异性”确定所查找的记录.” This is a common-sense standard. It does not refer to or limit the volume or number of records that are being requested; instead, 它要求你足够具体，以便波胆网站能够识别和定位你正在寻找的记录.
- FOIA requests must seek access to existing records or documents. 《波胆网站》不要求提供现有记录或文件中没有的信息, 回答有关波胆平台工作的一般性问题, 或者创建不存在的记录.
- Requestors may choose to receive 波胆平台使用的任何格式的电子记录 in the regular course of business. For example, 所要求的记录是否保存在Excel数据库中, 您可以选择以电子方式接收这些记录, 通过电子邮件或接收这些记录的打印副本.
根据《波胆网站》提出要求并不是一个对抗的过程, 但可能有必要讨论特定的请求，以确保充分了解请求的性质和范围. If we have questions about your request, 请配合工作人员的努力，澄清您正在寻求的记录类型, 或者试图就一个大请求的响应达成一个合理的协议.
Make a FOIA Request
波胆平台的记录请求和/或任何问题可以直接发送到:
Lauren Whittington
FOIA Officer, Longwood University
201 High Street
Farmville, VA 23909
FOIA@twvoice.com
Phone: (434) 395-2023
波胆平台回应您的请求的责任
波胆平台必须在收到申请后的5个工作日内回复. “第一天”是指收到您的请求后的第一天. 五天的时间不包括周末、节假日或波胆平台放假的日子.
要求提供公共记录的原因是无关的，在大学回应你的请求之前不需要确定. However, 《波胆网站》确实允许波胆平台要求你提供你的姓名和合法地址，并寻求对任何要求的澄清.
《波胆网站》要求波胆平台在五天时间内对您的请求作出以下回复之一:
- 提供你所要求的全部记录.
- 保留所有要求的记录，因为所有记录都受到特定的法定豁免. If all of the records are being withheld, 必须提供书面答复，说明被扣留记录的数量和主题, 以及《波胆平台》中允许扣缴税款的具体条款.
- 提供一些要求的记录，保留其他记录. 如果只有部分记录可以豁免，则不能保留整个记录. In that instance, 记录的受保护部分可以被编辑，记录的其余部分将被提供. 将提供一份引用《波胆平台》中允许扣留部分请求记录的特定章节的书面答复.
- 以书面通知你所要求的记录找不到或不存在. (波胆平台没有你想要的记录.) However, 如果波胆平台知道另一个公共机构有被要求的记录, 波胆网站必须在答复中包括其他公共机构的联系信息.
- 如果波胆平台实际上不可能在五天内对《波胆网站》的要求作出回应, 为此必须提供一份书面答复, in which case, 《波胆网站》允许额外七个工作日对请求作出答复.
如果需要大量的记录, or, 在其他情况下，在不影响大学其他组织职责的情况下，难以或不可能在12个工作日内提供所要求的记录, 《波胆网站》要求波胆网站尽合理努力就记录的制作达成协议. If an agreement cannot be reached, 波胆平台可能有必要通过法院寻求额外回应时间的许可.
Costs
公共机构可收取不超过其实际使用成本的合理费用, duplicating, supplying, 或搜索所要求的记录，并应尽一切合理努力以尽可能低的成本提供所要求的记录. No public body shall impose any extraneous, intermediary, 或盈余费用或开支，以收回与建立或维持记录或处理公共机构的一般业务有关的一般成本. 公共机关收取的复制费，不得超过复制的实际成本. Prior to conducting a search for records, 公共机构应书面通知请求人，公共机构可收取不超过其查阅所发生的实际费用的合理费用, duplicating, supplying, 或查找所要求的记录，并询问请求人是否愿意按照第§F款的规定在提供所要求的记录之前要求预估费用 2.2-3704 of the Code of Virginia. 请求估算允许请求者提前了解任何成本，并且可以提供修改请求以尝试降低估算成本的机会.
《波胆网站》允许各机构收取回应请求的实际费用, 比如搜索请求记录所花费的时间, 每张纸的复印或打印费用或与提供要求的记录直接相关的任何其他费用. 费用不包括一般间接费用. Longwood员工进行研究和/或准备回复的时薪(基本工资)以及满足请求所需的小时数将用于计算请求方的总时间成本估算. 费用包括研究，查找记录，数据分析和修订的时间，如果需要的话. 波胆平台可能会免除规模较小的公共记录申请的费用.
如果满足请求的成本估计超过200美元, the university may require a deposit, not to exceed the amount of the estimate, before proceeding with your request. 五天的回复时间不包括从学校要求押金到你回复的时间.
An estimate is just that—an estimate. 实际成本可能大于或小于预估金额. In which case, 波胆平台将退还任何已支付的超额费用，或为任何到期余额提供发票. 如果因先前的《波胆网站》请求而欠波胆平台的未偿余额超过30天未付, 波胆平台在回应来自同一个人的新的《波胆网站》请求之前，可能会要求支付过期金额.
波胆平台保存的记录类型
波胆平台保存着许多不同类型的公共记录, including scholastic records; research records; personnel records; contracts, law enforcement records; correspondence created in the course of public business, etc.
Common FOIA Exemptions
《波胆平台》允许公共机构不向公众披露某些记录. 波胆平台通常会扣留学生的记录, including but not limited to, the following exemptions:
- Scholastic records [Code of Virginia 2.2-3705.4(A)(1) and §2.2-3705.4(B)]
- Personnel records [Code of Virginia 2.2-3705.1(1)]
- 公共安全、卫生和社会服务记录[弗吉尼亚法典] 2.2-3705.2 and §2.2-3705.5]
- 波胆平台校长的工作文件和信件[弗吉尼亚法典] 2.2-3705.7(2)]
- 受律师-当事人保密特权约束的记录[弗吉尼亚法典] 2.2-3705.1(2)或律师工作成果[弗吉尼亚法典] §2.2-3705.1(3)]
- 学院专有信息[弗吉尼亚法典] 2.2-3705.4(4)]
- 供应商专有信息[弗吉尼亚法典] 2.2-3705.1(6)]
- 与合同谈判和授予有关的记录, 在授予合同之前[弗吉尼亚法典] 2.2-3705.1(12)]
- 对拟购买的不动产进行估价和成本估计, sale, or lease, prior to the completion of such purchase, sale, or lease [Code of Virginia 2.2-3705.1(8)]